メールの返信をしようと思って画面を眺めてたら1時間以上経ってしまった、という経験はないですか？
これは男性に多いようですね。
僕もわりとそのタイプなので気持ちはわかりますが、時間がもったいないので、すぐ返せるようになりたいですよね。
勢いを大事にする
じっくりと腰を据えてウーンと唸りだしたら危険信号です。そうなりだしたら、気持ちを切り替えてザクっと返信しましょう。
たまに「ここに気の利いた一言を添えたいなー」っていう時があるんですが、悩み出したらそれをやめて送ります。
丁寧な人が相手だと、あちらが気の利いた言葉を色々書いてくれるので、こちらも丁寧に返信しなければ、と考えてしまいます。
返信が遅い人は丁寧に返しすぎようとしてしまうんですよね。
あいさつも最初じゃなければそこまで丁寧じゃなくていいし、勢いを大事に。
要件から書く
とにかく、入れたい情報だけを適当に書いていって、あとで体裁を整える。
これ、ブログでもよくやります。
長い文章になりそうなときは、バラバラのものを途中で間違って送ってしまわないように、エディターに下書きをしています。
全部の要件を答えようとしない
複数の要件があるときは、答えられるものだけすぐ返信して、すぐ答えられないものはtodoリストに入れてあとで返します。
返信が早いと、あちらも安心します。
開いたらメールを返すまで閉じない、というルールを設ける
「返信するまでメールを閉じない」というルールを設けることにより、早く返さないと次の作業に移れませんし、返し忘れも不防げます。
それと、手が空いた時間にしかメールを見ないようにして、メール内容の作業にすぐ対応できるようにします。
おわりに
自分の考えをうまくまとめて相手に伝えるという意味では、ブログを書くというのも、メール返信の早さに繋がっているような気もしてます。ブログはいいぞ。
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